Interview mit Octavian Lebert, CEO und Gründer der forwaerds gmbh

F: Guten Tag, Octavian! Lass uns gleich loslegen. Was bedeutet dir der Büroraum??

Octavian Lebert (O. L): Es ist ein bisschen wie das Konzept von Heimat auf Deutsch, ein Gefühl von Zuhause. Und es geht auch um Zugehörigkeit, die sich im Laufe der Zeit entwickeln kann. Letztendlich ist es, wo deine Wurzeln liegen. Ich glaube, es ist wichtig, einen Raum zu haben, in dem sich die Leute zuhause fühlen, und das könnte ein festes Büro sein. Aber selbst in einem global verteilten Unternehmen sollte es einen Ort geben, an dem sie sich treffen, vielleicht einmal pro Woche, auch wenn es sich ändert, sagen wir, jeden Monat. Es ist, wo wir unser Lagerfeuer haben, wo wir zusammenkommen, wo wir das Licht am Ende des Tunnels sehen, und wir wissen, dass wir uns dort irgendwann treffen werden. Es ist ein Gefühl von Freiheit.

F: Du bist eine sehr einzigartige Person für ein Interview. Du arbeitest offensichtlich mit Büroräumen, hilfst Unternehmen dabei, sie zu finden, zu gestalten und umzuwandeln. Wie hat sich diese Idee des Büroraums über die letzten 10 Jahre verändert?

O.L.: Im Laufe eines Jahrzehnts oder mehr hat sich meine Perspektive enorm verändert – insbesondere im Hinblick auf Start-up-Büros –, weil ich eine bedeutende, fortlaufende Transformation beobachtet habe. Es mag unmöglich erscheinen, sich vorzustellen, aber sogar Unternehmens- und Regierungsbüros verändern sich. Ich kann den Wandel in allen Branchen sehen. Sicherlich war es in der Vergangenheit akzeptabel, 20 IKEA-Tische in einem Raum für ein Start-up aufzustellen, und niemand hat sich beschwert.

Doch die Leute haben, oft durch soziale Medien, erfahren, was möglich ist. Es kann für Arbeitgeber oft anspruchsvoll sein. Das habe ich von beiden Seiten erlebt. Viele Jahre lang half ich Managern, das Gleichgewicht zwischen einer erheblichen Geldinvestition, der Aufrechterhaltung von Flexibilität und Stabilität sowie der Gewährleistung der Mitarbeiterzufriedenheit zu finden.

Außerdem habe ich festgestellt, dass es irgendwann kein Halten mehr gab: Die Leute begannen immer mehr zu fordern. Auf der anderen Seite, als jemand, der heutzutage Zeit in Co-Working-Spaces verbringt, habe ich erkannt, wie viel Arbeit es erfordert, solche Räume zu pflegen. Es gibt viele positive Aspekte, aber damit kommen auch Ansprüche. Jemand könnte sagen: "Wo ist die Klimaanlage?" oder "Die Kaffeetasse ist leer. Wo ist die Maschine?" Die Leute gewöhnen sich fast unabsichtlich an dieses Maß an Erwartungshaltung. Manchmal bin ich mir nicht sicher, ob es auch mit der deutschen Einstellung oder Mentalität zusammenhängt. Die Leute erkennen möglicherweise nicht den Aufwand, der erforderlich ist, um hervorragende Dienstleistungen zu erbringen!

F: Da gibt es viel zu durchdringen. Lassen Sie uns einen Schritt zurückgehen. Du bist der Gründer von forwaerds. Kannst du mir ein wenig über die Bürogeschichte erzählen, sowohl mit dir als Gründer als auch für das Unternehmen? Wo hat es angefangen?

O.L.: Meine Karriere im Bereich Workspace Development begann vor ungefähr 11 oder 12 Jahren. Damals begann ich als Praktikant und übernahm später die Rolle eines Projektassistenten bei Groupon, ein Unternehmen, das oft als eines der ersten reifen Startups in Berlin in Erinnerung gerufen wurde. Wir waren intensiv an einem Projekt beteiligt, das sich über fast zwei Jahre erstreckte und darauf abzielte, eine Groupon Campus für 800 Mitarbeiter. Es war das erste bedeutende Büroraumprojekt in Berlin mit einem beachtlichen Budget und einer hochentwickelten Ausstattung. Diese Erfahrung diente mir als Einführung in Unternehmensimmobilien.

Danach arbeitete ich weiterhin in Rollen im Zusammenhang mit dem Front-Office-Management und umfasste Aufgaben wie Verwaltung, Überwachung der Vermietung von Immobilien, Verhandlungen mit Vermietern, Verwaltung von Änderungen und Sicherstellung der Wartung. Diese Aufgaben wurden während meiner Zeit als Angestellter wahrgenommen!

Später hatte ich die Gelegenheit, mit dem Gründer von in Kontakt zu treten Holen Sie sich Ihren Guide, Johannes Reck. Während meiner Besuche im Groupon-Büro, das GetYourGuide übernehmen wollte, kamen Johannes und sein Personalmanager mit einem interessanten Vorschlag auf mich zu: „Möchtest du mit uns zusammenarbeiten? Wir brauchen jemanden mit deinem Fachwissen.“ So bin ich zur Freelancerin übergegangen und habe schließlich meinen Weg als Berater in diesem Bereich gefunden.

An einem bestimmten Punkt kamen meine Kollegen auf mich zu und sagten: „Warum stellen Sie nicht Ihr eigenes Team zusammen und beauftragen Architekten, die unsere einzigartige Situation verstehen? Sie wissen, wie die Dinge hier funktionieren, einschließlich der gelegentlichen Notwendigkeit, Pläne nur wenige Wochen nach ihrer Fertigstellung aufgrund sich ändernder Umstände noch einmal zu überprüfen. Ihr habt das Verständnis, das wir brauchen, und werdet unseren Fortschritt nicht behindern.“ Zu diesem Zeitpunkt beschloss ich, ein Unternehmen zu gründen und ein Team einzustellen, und so wurde Forwards geboren.

F: Zu diesem Zeitpunkt, was war deine Beziehung zum Büro?

O.L.: Zu Beginn arbeiteten wir hauptsächlich von den Büros unserer Kunden aus. Nach etwa zweieinhalb Jahren erkannten wir jedoch, wie wichtig es ist, einen eigenen Arbeitsbereich für unsere eigenen Mitarbeiter zu haben — ein Ort, der sich wirklich wie unser Zuhause anfühlte. In dieser Zeit haben wir die Entscheidung getroffen, ein Hybrid Modell. Dieses Modell beinhaltete die Aufteilung unserer Zeit zwischen unserem Büro und den Standorten unserer Kunden. Wir haben dies getan, um die Essenz beider Umgebungen zu erfassen, da es in den verschiedenen Unternehmen gemeinsame Anforderungen gab, es aber auch einzigartige Aspekte gab, die Aufmerksamkeit erforderten.

F: Das ist eine interessante Verwendung des Begriffs "hybrid". Schon vor der Pandemie warst du in gewisser Weise bereits hybrid. Hat die Pandemie die Strukturierung deiner Organisation weiter beeinflusst?

O.L.: Zum Glück für uns, oder zumindest für mich, erforderte unsere Arbeit weiterhin unsere physische Präsenz, sei es in unserem Büro oder auf Baustellen. Das liegt daran, dass wir uns an diesen Standorten auch um Aspekte wie Strom- und Lichtmanagement kümmern. Daher befanden wir uns oft entweder auf Baustellen oder in leerstehenden Büros, in denen wir tätig waren. Es war in der Tat eine interessante Erfahrung.

Natürlich hat uns die Pandemie dazu veranlasst, uns anzupassen und zu lernen. Wir erkannten die Notwendigkeit einer verbesserten digitalen Zusammenarbeit, was uns dazu veranlasste, mehr mit unseren Kunden und innerhalb unserer eigenen Organisation in Kontakt zu treten. Es war sicherlich eine Zeit bedeutender Entwicklung und Entwicklung!

Aber auch nach der Pandemie haben wir unsere Kernidentität bewahrt. Wir sind kein vollständig digitales Unternehmen. Tatsächlich arbeiten wir hauptsächlich analog, weil unsere Arbeit physische Konstruktionen beinhaltet. Das kannst du nicht durch Webcams ersetzen.

F: Du musst im Laufe der Jahre bei verschiedenen Kunden viel offizielles Wissen angesammelt haben. Wie hast du das in deinen eigenen Büros im Laufe der Jahre umgesetzt?

O.L.: Es war nicht immer einfach für uns, angesichts all des gesammelten Wissens und der gesammelten Erkenntnisse. Wir mussten unseren Ansatz sorgfältig abwägen. Wir konnten uns nicht darauf verlassen, dass wir die perfekten Angebote präsentieren konnten. Stattdessen befanden wir uns in einer Situation, in der Budgetbeschränkungen eine wichtige Rolle spielten und wir nicht genau vorhersagen konnten, für wie viele Jahre wir die Büroräume benötigen würden. Also mussten wir einen Mittelweg finden.

Dieser Mittelweg bedeutete, dass wir zwar bereits ein bewährtes Geschäftsmodell etabliert hatten, aber nicht vorhersagen konnten, ob wir in drei Jahren oder vielleicht nur in einem Jahr ein neues Büro benötigen würden.

Deshalb haben wir eine Anforderungsliste erstellt, in der unterschieden wird, was ein Muss ist und was nett wäre. Ich glaube, dieser Ansatz ist der Schlüssel zu allen Durchsuchungen und Entscheidungen in Büros, da es in diesem Prozess keine absoluten Grenzen gibt.

F: Was waren einige der wichtigsten Faktoren, die besonders wichtig für dich waren, als du nach deinem ersten Büroplatz gesucht hast? War es hauptsächlich die Lage oder gab es noch andere Faktoren?

O.L.: Die Lage hatte für uns auf jeden Fall oberste Priorität. Wir wollten in derselben Nachbarschaft bleiben oder ein Büro in derselben Gegend haben. Das Budget war ebenfalls ein entscheidender Gesichtspunkt. Zu dieser Zeit war es aufgrund der begrenzten Verfügbarkeit nicht einfach, Büroräume in Berlin zu finden. Die Uhr tickte und wir mussten uns innerhalb weniger Monate einen Platz sichern. Wir erkannten, dass Optionen schnell verschwinden könnten, da andere sie vermieteten, also mussten wir einige Kompromisse eingehen.

In gewisser Weise war es nicht sinnvoll, sich mit sehr detaillierten Bürooptionen zu befassen, die nach der Entscheidung einen erheblichen Aufwand und Ressourcen erfordern würden. Es ist ein anstrengender Prozess, der Energie verbraucht, und im Laufe der Jahre haben wir gelernt, dass Menschen nur über begrenzte Energie und Motivation verfügen, Dinge wiederholt zu tun. Beim ersten Mal mag alles aufregend erscheinen, aber wenn Sie es drei, vier oder fünf Mal wiederholen müssen, wird es ziemlich anstrengend!

F: Das ist tatsächlich ein sehr guter Überleitungspunkt zu einer der Ideen hinter der Serie. Wir sind wirklich an der Art und Weise interessiert, wie Menschen, Gründer und Mitarbeiter emotional mit ihren Räumen verbunden sind. Angesichts deiner umfangreichen Erfahrung auf dem gewerblichen Immobilienmarkt würde mich interessieren, wie du das siehst, sowohl bei deinen Kunden als auch bei deinem eigenen Team.

O.L.: Ich habe absolut eine emotionale Verbindung zu Büroräumen, weil ich eine Leidenschaft dafür habe, Umgebungen zu schaffen, die Menschen beherbergen und inspirieren, das Ökosystem mit Energie zu versorgen. Es fasziniert mich immer wieder, Projekte, die wir abgeschlossen haben, erneut zu überprüfen, um zu sehen, was wir für das nächste lernen können und wo Verbesserungen vorgenommen werden können. Es ist unglaublich befriedigend, mit Menschen in Kontakt zu treten, Ideen zu sammeln und sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft, obwohl bei der Planung nicht immer alle Variablen berücksichtigt werden.

Was die Menschen angeht, mit denen ich zusammengearbeitet habe, habe ich beobachtet, dass viele im Laufe der Zeit eine starke emotionale Verbindung zu ihren Büroräumen entwickeln. Es ist eine natürliche Folge, wenn man einen erheblichen Teil seines Lebens in einer bestimmten Umgebung verbringt, deren Entwicklung miterlebt und zu ihrem Charakter und ihrer Kultur beiträgt.

In der realen Welt laufen die Dinge nicht immer wie geplant und die Anforderungen ändern sich. Büros werden reorganisiert, umstrukturiert und Unternehmen entwickeln sich weiter. Im täglichen Betrieb in Büros ist es fast unmöglich, von Anfang an Perfektion zu erreichen. Stattdessen ist es ein Adoptionsprozess, eine Reise der Anpassung, um den Menschen das Gefühl zu geben, in diesen Bereich zu gehören. Es ermöglicht ihnen, Einfluss darauf zu nehmen, ihre Wünsche zu äußern und den Anpassungsprozess so zu steuern, dass sie sich wie zu Hause fühlen!

Dies ist das fünfte Interview in unserer Reihe „Was bedeutet der Büroraum für Sie?“. Sei gespannt auf weitere spannende Geschichten über die Büroräume in den nächsten Monaten!

Wir würden uns freuen, deine Bürogeschichte zu hören. Schreib uns eine Nachricht an andres.zambrano-bravo@setting.io, wenn du daran interessiert bist, deine Büroerfahrung zu teilen.

Weitere Informationen zu Octavians Business Forwards findest du hier. Und vergiss nicht Octavian auf LinkedIn!