5 Tipps, um das Beste aus deinen Team-Events herauszuholen

Stell dir vor: Dein gesamtes Team ist bei einem Event versammelt, an einem inspirierenden Ort, fernab der Ablenkungen des täglichen Arbeitsalltags. Jedes Teammitglied fühlt sich inspiriert und bereit, sich einzubringen. Das einzige Problem? In der Woche danach erinnert sich niemand mehr daran, was sie eigentlich getan haben.

Trotz der anfänglichen Vorteile für Teambuilding und Ausrichtung kann es entmutigend sein, wenn diese positiven Effekte zu verblassen scheinen, sobald die Teammitglieder wieder in ihren Alltag zurückkehren.

Denke daran, dass Strategie-Team-Events recht kosten- und zeitaufwändig sein können. Obwohl diese Veranstaltungen Teambuilding und Ausrichtung fördern können, ist es entscheidend sicherzustellen, dass du das Beste aus ihnen herausholst.

Egal, ob du ein kleines Executive-Team-Event oder eine größere Versammlung organisierst, hier sind fünf Tipps, um sicherzustellen, dass dein nächstes Event einen bleibenden Eindruck hinterlässt.

1) Definiere deine Ziele klar — bis ins kleinste Detail

Die Planung vor dem Event ist genauso wichtig wie das eigentliche Event selbst. Bevor das Event beginnt, nimm dir die Zeit, ein klares Verständnis dafür zu schaffen, was du während des Events erreichen möchtest und wie du seinen Erfolg messen wirst. Deine Ziele sollten die kollektive Vision deines Teams widerspiegeln und verschiedene Aspekte umfassen wie:

1. Formulierung eines umfassenden Plans, der darlegt, wie du die während des Events gesetzten Ziele umsetzen und einander zur Rechenschaft ziehen wirst. Dieser Schritt ist entscheidend, um Ideen in Handlungen umzusetzen und den Schwung nach dem Event aufrechtzuerhalten.
2. Gemeinsame Entwicklung klarer strategischer Prioritäten und Festlegung messbarer Ergebnisse, zu denen sich das gesamte Team voll verpflichtet. Dies stellt sicher, dass alle an einem Strang ziehen und gemeinsame Ziele verfolgen.
3. Schaffung einer förderlichen Umgebung für nachdenkliche Diskussionen zur Verbesserung der Teamleistung. Durch die Bewältigung von Herausforderungen, die Identifizierung von Wachstumsbereichen und die Förderung offener Dialoge kannst du das Teamwork verbessern und gemeinsamen Erfolg vorantreiben.
4. Einbeziehung von Aktivitäten jenseits des Üblichen (Zeichnen, Schreiben oder sogar Brettspiele), um Freude und Kreativität zu fördern.

Beim Formulieren deiner Ziele ist es entscheidend, die folgenden Fragen zu reflektieren, um deren Wirksamkeit sicherzustellen:

1. Was möchtest du, dass die Teilnehmer verstehen, zustimmen, sich umscharen und Maßnahmen ergreifen? Die klare Definition der Schlüsselbotschaften und der gewünschten Ergebnisse bietet eine fokussierte Richtung für dein Event und ermöglicht es den Teilnehmern, ihre Bemühungen zu bündeln.
2. Wie möchtest du, dass sich die Teilnehmer nach dem Treffen fühlen, und welche Schritte kannst du unternehmen, um diese Emotionen zu fördern? Emotionen spielen eine wichtige Rolle bei der Förderung von Engagement und Motivation. Überlege, wie du eine Umgebung schaffen kannst, die Enthusiasmus, Inspiration und ein Gefühl von Zweck unter den Teilnehmern hervorruft.

Tipp von Setting: Denke daran, dass dein Event eine großartige Gelegenheit ist, die Normen deiner Büro-Routine zu durchbrechen. Tue Dinge, die du normalerweise nicht tun würdest, um die kreativen Säfte fließen zu lassen - sei es eine nette Aufwärmaktivität (Yoga, jemand?) oder ein abschließendes feierliches Getränke-Anstoßen.

2) Wähle deine Gästeliste für das Event sorgfältig aus

Wenn es darum geht, Teilnehmer zu deinem Event einzuladen, ist es wichtig, selektiv vorzugehen, anstatt das Treffen mit einer riesigen Gruppe zu überfordern. Das bedeutet jedoch nicht, Menschen auszuschließen, um des Auswählens willen. Überlege genau, was deine Ziele sind, und frage dich: "Wird eine kleinere Gruppe von Schlüsselpersonen oder eine größere Versammlung effektiver sein, um unsere Strategie zu entwickeln?" Während Inklusivität wichtig ist, kann eine größere Gruppe manchmal die Produktivität während des Treffens behindern.

Eine kleinere Gästeliste fördert bedeutungsvollere Interaktionen. Die Beteiligung kann schwierig werden, wenn es zu viele Teilnehmer gibt, was zu Diskussionen führt, die kaum an der Oberfläche kratzen. Darüber hinaus erhöht das Vorhandensein von Personen mit unterschiedlicher Autorität und Fähigkeiten am Tisch die Wahrscheinlichkeit, auf politische Dynamiken, Ängste oder persönliche Agenden zu stoßen, die das Gespräch von den Zielen ablenken können. Denke daran: Dein Ziel ist es, eine Umgebung zu schaffen, die effektivere und fokussiertere Diskussionen ermöglicht.

Tipp von Setting: Eisbrecher-Aktivitäten durchführen, die alle Teilnehmer auf eine joviale und einladende Weise vorstellen. Der Start des Ganzen auf diese Weise schafft ein Gefühl von Verbindung und gegenseitiger Einbindung.

3) Erstell eine detaillierte Agenda

Mit klaren Zielen und einer festgelegten Teilnehmerliste ist es an der Zeit, eine umfassende Agenda zu erstellen, die ein produktives Event gewährleistet. Bei der Planung der Agenda solltest du einen geeigneten Zeitrahmen von 45 Minuten bis zwei Stunden für jedes Diskussionsthema vorsehen.

Das Finden einer Balance ist entscheidend, um ausreichend Zeit für jedes Thema zu geben, ohne eine übermäßige Zeitzuweisung, die den Fortschritt behindern könnte. Als allgemeine Richtlinie ermöglicht ein ganztägiges Event normalerweise die Erkundung von vier bis sechs Themen. Stelle sicher, dass deine Agenda-Planung die folgenden Elemente umfasst:

1. Diskussionsthemen (z. B. Präsentation der Führungs vision, Retrospektiven, Ziel Priorisierung, Überprüfung der Teamleistung)
2. Spezifische Ziele für jedes Thema (z. B. Verständnis der Führungsrichtung, Einigung auf Strategie, Verpflichtung zu drei strategischen Zielen, Identifizierung von Verbesserungsbereichen)
3. Aktivitätstypen oder Liefermodi (z. B. Arbeitsgruppensitzungen, moderierte Diskussionen in großen Gruppen, Brainstorming, Präsentationen, Podiumsdiskussionen, Fragerunden, Spiele)
4. Zeitzuweisung für jedes Thema
5. Vorarbeiten, die vom Veranstalter oder vom Team vor dem Event geleistet werden müssen

Tipp von Setting: Halte dich an deinen Zeitplan. Punkt. Es sollte keine improvisierte Zeitzuweisung geben. 10:00 Uhr bedeutet 10:00 Uhr. Dies ermöglicht es den Teilnehmern, sich effektiv an den Gesamtzeitplan des Tages zu halten und auch Aktivitäten vor und nach dem Event zu planen. Es hilft auch den Moderatoren bei der Planung.

4) Plane Logistik, Nachrichten, Materialien und Vorlagen

Während du dich um die wichtigen Logistikdetails wie Transport, Verpflegung, Unterkunft und soziale Veranstaltungen kümmerst, darfst du nicht zulassen, dass sie die strategischen Elemente deines Events überdecken. Widme ausreichend Zeit vor dem Event den folgenden wichtigen Aspekten:

1. Bedachte Kommunikation: Wie wirst du die Ziele und Erwartungen des Events effektiv an alle Teilnehmer kommunizieren, sowohl im Vorfeld als auch während des Events? Wie wirst du die Agenda geschickt rahmen, um Klarheit und Engagement zu gewährleisten? Im Falle von Vorarbeiten, wie wirst du ihren Zweck kommunizieren und ihre Bedeutung betonen?
2. Materialien: Welche Präsentationen oder Handouts sind für die geplanten Sitzungen notwendig? Wer sollte an ihrer Erstellung beteiligt sein? Was ist der Zeitplan für die Fertigstellung dieser Materialien vor dem Event?
3. Gut gestaltete Vorlagen: Welche Dokumente sollten im Voraus erstellt werden, um die bei der Veranstaltung erzielte Arbeit genau zu erfassen?
4. Facilitation-Verantwortlichkeiten: Wer ist für die Moderation des Workshops verantwortlich? Gibt es einen festgelegten Moderator oder mehrere Personen, die sich die Verantwortung teilen?

Tipp von Setting: Denke ganz spezifisch darüber nach, was du beim Workshop brauchst, bis hin zum letzten Post-it. Wenn du planst, kreative Aufgaben wie Zeichnen zu erledigen, überlege, welche Materialien dein Erlebnis verbessern können, wie verschiedene Arten von Markern, Stiften oder Pinseln. Nichts ist schlimmer als die Kreativität deines Teams zu blockieren, nur weil du nicht die richtigen Materialien hast.

5) Wähle den richtigen Standort

Die Wahl des Veranstaltungsorts kann sich erheblich auf den Erfolg deines Events auswirken. Anstatt dich für einen generischen Veranstaltungsort zu entscheiden, warum wählst du nicht einen Ort, der perfekt zu deinen Zielen passt und das Gesamterlebnis verbessert? Suche nach Orten, die inspirierende Umgebungen bieten, sei es ein malerischer Rückzugsort in der Natur in Italien oder ein lebendiger städtischer Raum in Berlin, der Kreativität weckt.

Achte schließlich auch auf praktische Überlegungen. Stelle sicher, dass die Veranstaltungsräume bequem und förderlich für konzentrierte Arbeit sind, mit ausreichenden Sitzgelegenheiten und geeigneter Ausstattung - wie Veranstaltungsorten, die dedizierte Bereiche für Gruppendiskussionen oder Brainstorming-Sitzungen bieten. Vergiss nicht, auch praktische Annehmlichkeiten zu berücksichtigen, wie WLAN-Zugang, Erfrischungen und andere Einrichtungen, die zum allgemeinen Genuss und reibungslosen Ablauf der Veranstaltung beitragen!

Tipp des Setting: Unsere Tagungs- und Veranstaltungsräume sind komplett ausgestattet mit allem, was du brauchst, um bei deinem Event die beste Arbeit zu leisten.