Bürovertrag: 6 Dinge, auf die du achten solltest

Du hast dein Traumbüro gefunden, das ideal zu deinem Team und deinem Business passt. Es ist mehr als nur ein Raum - es ist ein Ort, an dem deine Geschäftsträume Wirklichkeit werden können. Aber bevor du den Champagner köpfst und auf deinen zukünftigen Erfolg anstößt, gibt es einen entscheidenden Schritt, der zwischen dir und deinem idealen Arbeitsplatz steht: das Abschließen des Mietvertrages.

Egal, ob du Büroräume mietest oder eine andere Art von Vereinbarung eingehst, das Unterzeichnen eines Vertrags ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen. Verträge schildern die Bedingungen deiner Geschäftsvereinbarung und können erhebliche Folgen haben, wenn sie nicht gründlich verstanden und verhandelt werden. Häufig wird vielen Menschen erst bewusst, wie ein Vertrag zum Problem werden kann, wenn die Tinte getrocknet ist und die Konsequenzen sichtbar werden.

In diesem Artikel geben wir dir sechs Tipps, wie du deine Interessen schützt und eine gute Beziehung mit deinem Vermieter aufbaust. Diese Tipps basieren auf unserer Erfahrung und den Fragen unserer Kunden. Sie gelten vor allem für langfristige Mietverträge. Flex-Office Mietverträge sind, wie der Name schon sagt, flexibler und weniger bindend.

1. Persönliche Bürgschaft

Eine persönliche Bürgschaft ist eine Klausel, die in vielen Mietverträgen zu finden ist - besonders bei langfristigen. Sie besagt, dass du oder die Geschäftsführung persönlich dafür verantwortlich bist, die Verpflichtungen des Vertrages zu erfüllen, falls dein Unternehmen dazu nicht in der Lage ist. Vermieter verlangen oft eine persönliche Bürgschaft, um ihr Risiko zu verringern - oft weil Startups möglicherweise keine starke finanzielle Glaubwürdigkeit besitzen. Auch wenn Start-ups anfängliche Finanzierungen erhalten haben, benötigen sie oft zusätzliche Finanzierungsrunden innerhalb von ein bis zwei Jahren.

Warum wollen Vermieter das? Vermieter sind besorgt, dass Unternehmen während der Laufzeit des Mietvertrags - sei es nach ein oder drei Jahren - zahlungsunfähig werden könnten. Das würde sie mit hohen Mietschulden zurücklassen. Eine persönliche Bürgschaft soll sicherstellen, dass die Gründer sich wirklich für den Erfolg ihres Unternehmens einsetzen. Andernfalls könnte der Gründer vor einer persönlichen Insolvenz stehen, was in Deutschland schwerwiegende Folgen haben kann. Eine persönliche Bürgschaft nicht zu akzeptieren, könnte für Vermieter ein Warnzeichen sein. Das heißt aber nicht, dass du unbedingt zustimmen solltest.

Settings Tipp: Verhandle eine höhere Kaution

Es gibt Strategien, um die Unterzeichnung einer persönlichen Bürgschaft zu vermeiden. Eine Möglichkeit ist, stattdessen eine höhere Kaution anzubieten. Wenn dein Unternehmen gerade knapp bei Kasse ist, könntest du auch eine Mietkautionsversicherung vorschlagen.

Frage nach, ob der Vermieter eine Mietkautionsversicherung akzeptiert. Das Verhandeln dieser Aspekte kann dir helfen, den Vertrag für dich vorteilhafter zu gestalten. Mehr dazu auch unter Punkt 4.

2. Räumungsverpflichtungserklärung

Mit einer Räumungsverpflichtungserklärung ermächtigst du den Vermieter, bei einer rechtmäßigen und sofortigen Kündigung des Mietvertrags, die Räumung schnell über einen Gerichtsvollzieher zu veranlassen. Manche Vermieter setzen dies als Voraussetzung für den Abschluss eines Mietvertrages, weil sonst rechtliche Prozesse lange dauern können. Ohne eine solche Vereinbarung kann der Vermieter dich nicht zwingen, die Räumlichkeiten sofort zu verlassen, was zu hohen Mietausfällen und möglichen weiteren Schäden (z.B. Renovierungskosten) führen kann.

Settings Tipp: Kenne die rechtliche Grundlage

Eine Räumungsverpflichtungserklärung dient als legitimer Schutz für den Vermieter, um Mietverluste zu mindern. Um sie zu bekommen, musst du zu einem Notar gehen, was zusätzliche Kosten verursacht, die sich nach dem Wert des Mietvertrages richten (Miethöhe und Vertragslaufzeit). Wir empfehlen, mit dem Vermieter zu verhandeln, damit er die Kosten für den Notar übernimmt oder dass ihr euch diese Kosten teilt.

3. Mietminderungen

Bauarbeiten sind in Deutschland eng mit Mietminderungen verknüpft. In einigen Verträgen, vor allem wenn Bauarbeiten in der Nähe deines Büros in der Zukunft geplant werden, wird festgehalten, auf dein Recht zur Mietminderung zu verzichten. Diese Klausel kann relevant sein, wenn dein Vertrag mit Bauarbeiten zusammenfällt, die deine Geschäftstätigkeit stören könnten. Es ist wichtig, nach Klauseln in deinem Vertrag zu suchen, die Regeln rund um Bauarbeiten festlegen.

Settings Tipp: Verhandle die Bedingungen

Verzichte nicht vollständig auf dein Recht zur Mietminderung, da das Risiko besteht, dass der Raum während umfangreicher Bauarbeiten unbrauchbar wird. Du solltest festlegen, dass der Vermieter nur aus rechtlich anerkannten Gründen Einwände gegen Mietminderungen erheben kann. Dies schützt deine Interessen, falls Bauarbeiten deine Nutzungsmöglichkeit des Raumes erheblich beeinträchtigen.

4. Kaution

Wir bekommen oft Fragen zur üblichen Höhe einer Kaution. Die Höhe einer Kaution ist oft unterschiedlich, aber meistens entspricht sie drei Monatsmieten. Die Kaution dient dem Vermieter als Sicherheit, falls es zu Schäden oder Vertragsbrüchen durch den Mieter kommt. Aber ist das verhandelbar? Dazu haben wir zwei Tipps:

Settings Tipp: Bei Flex-Verträgen ist die Kaution oft niedriger

Bei flexiblen Mietverträgen kann die Kaution manchmal weniger als drei Monatsmieten betragen. Wie viel genau, hängt von deinen Verhandlungen mit dem Vermieter ab. Nutze deinen Vertrag, um das Beste für dich und dein Team herauszuholen.

Settings Tipp #2: Erwäge eine Mietkautionsversicherung

Einige Vermieter akzeptieren eine Mietkautionsversicherung statt einer normalen Kaution. Aber nicht alle Vermieter sind davon überzeugt, da im Fall eines Mietausfalls oder eines Schadens es länger dauern kann, die Sicherheit von dem Versicherer ausgezahlt zu bekommen beziehungsweise dies ein längerer bürokratischer Weg sein kann.

5. Untervermietung oder Nachmieter Finden

Untervermietungen können später für Unternehmen hilfreich sein, besonders in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Wenn dein Vertrag die Untervermietung oder das Finden eines Nachmieters erlaubt, achte genau auf die rechtlichen Formulierungen, besonders im Hinblick auf den Prozess der Untervermietung selbst. Diese Regelung ist wichtig für die Flexibilität und die finanzielle Sicherheit deines Unternehmens.

Settings Tipp: Einverständnis des Vermieters

Um zukünftige Konflikte zu vermeiden, ist es gut, eine flexible Regelung für die Untervermietung zu haben. Wir empfehlen, eine Klausel im Vertrag zu inkludieren, die besagt, dass der Vermieter nur aus berechtigten Gründen (z.B. Bonität) Einwände gegen einen Untermieter oder Nachmieter erheben kann.

6. Die Rückgabe des Büros

Es ist wichtig zu wissen, was deine Pflichten bezüglich des Zustands des Raumes bei der Rückgabe sind. Normalerweise kümmert sich der Vermieter um die Struktur des Gebäudes/Büros selbst (“Dach und Fach” Regelung), und du als Mieter bist für den Innenbereich verantwortlich. Generell gilt, dass du den Raum so zurückgeben solltest, wie du ihn übernommen hast.

Settings Tipp: Verhandlung über Umbauten

Wenn du vorhast, während deiner Mietzeit Verbesserungen am Raum vorzunehmen, verhandle mit dem Vermieter, wie mit diesen Änderungen am Ende des Mietvertrags umgegangen werden soll. Stimme keiner Klausel zu, die dich verpflichtet, alles in den ursprünglichen Zustand zurückzusetzen, da dies kostspielig sein kann.

Zusammenfassend: Verträge, besonders wenn sie mit längeren Verpflichtungen einhergehen, sind sorgfältig zu prüfen. Diese sechs Punkte können dir dabei helfen, deine Interessen zu schützen und effektiv zu verhandeln. Bei komplexen Verträgen solltest du immer einen Rechtsexperten zu Rate ziehen. Ein gut verhandelter Vertrag kann der Schlüssel zum Erfolg sein.

Alternativ zu langfristigen Büro Mietverträgen, könnte ein Flex-Office eine gute Wahl sein. Die Verträge zu Flex-Offices sind meist weniger verbindlich und flexibler. Und vergiss nicht, dass Setting hier ist, um dich bei deiner Büro-Entscheidung zu beraten! Zögere nicht, uns zu kontaktieren, wenn du Fragen hast.