Die Kunst sich zu organisieren. Ein Interview mit Thomas Klußmann von Gründer.de

Er ist Gründer, Marketing-Experte und Organisations-Meister. Thomas Klußmann, Geschäftsführer von Gründer.de, berät und unterstützt Selbstständige, KMUs und Startups auf ihrem Weg zum Erfolg. Wenn jemand weiß, wie man seine 24 Stunden täglich produktiv nutzt, dann er, dachten wir. Und haben mit ihm über die Kunst, sich zu organisieren, gesprochen.

SETTING: Wann wurde Organisation für dich zum Thema?

THOMAS KLUßMANN: Ich denke, ein gewisses Maß an Organisation gehört einfach zum Erwachsenenleben dazu. Wirklich Thema wurde Organisation für mich aber im Studium. Ich wollte reisen, war für vier Unternehmen tätig und gründete einen Online-Shop. Gleichzeitig machte ich meinen Abschluss in der Regelstudienzeit. Da musste, auch wenn ich mit dem Shop auf automatisierte Prozesse setzen konnte, organisiert werden.

SETTING: Wie organisiert ist dein Arbeitsalltag?

THOMAS KLUßMANN: Da ich als Gründer und Mitgründer in zwei Unternehmen aktiv bin, geht es natürlich nicht ohne einen gut organisierten Arbeitsalltag. Ich fange gegen acht an und nutze die ersten Stunden des Tages, wenn meine Konzentration am höchsten ist, für eine fokussierte Arbeitsphase, bei der ich versuche mich von allen potentiellen Störfaktoren abzuschirmen. Danach steht das jeweilige Tagesprogramm an. Das tolle an meiner Arbeit ist es, dass ich nicht tagein, tagaus dasselbe mache. Deshalb hängt die Planung immer davon ab, was gerade ansteht. Die letzten Monate über war die Organisation der Contra, der Conversion und Traffic Konferenz, eine der Hauptaufgaben. Jetzt, wo wir diese zum vierten Mal und mit durchschlagendem Erfolg über die Bühne gebracht haben, geht es natürlich weiter mit anderen spannenden Aufgaben. Gleichzeitig achte ich immer darauf, in der Arbeitswoche noch genug Raum für Sport zu lassen, um meine körperliche und geistige Leistungsfähigkeit zu erhalten.

SETTING: Gibt es konkrete Techniken, die du empfehlen kannst?

THOMAS KLUßMANN: Ziele müssen klar definiert und der Weg dahin geplant werden. To-Do-Listen und Deadlines helfen dabei. Wenn man im Team arbeitet, sollte man zum Beispiel mittels Cloud-Diensten wie Google Drive mit nur einer Aufgaben-Liste arbeiten, sodass jedes Teammitglied seine Tasks darin abstreichen kann und alle wissen, wo das jeweilige Projekt gerade steht.

Man kann auch, wenn man etwas zum ersten Mal macht, anfangen, auf Basis der einzelnen Schritte ein Standard-Procedere zu entwickeln. So geht es, wenn beim nächsten Mal eine ähnliche Aufgabe ansteht schneller. Natürlich laufen Dinge oft nicht zu 100% nach Plan, aber feste Abläufe helfen einem viel Zeit zu sparen und das ist es letztlich, worauf es bei Organisation ankommt.

Weiterhin sollten kleine Aufgaben, die weniger als 5 Minuten Zeit in Anspruch nehmen, einfach sofort erledigt werden, ohne sie aufzuschreiben.

SETTING: Was sind klassische No-Gos und/oder Best Practice Beispiele?

THOMAS KLUßMANN: No-Gos sind: Dinge aufzuschieben, sich keine klaren Ziele zu setzen und viel zu viel Zeit auf Details zu verschwenden, die einen nicht vorwärts bringen. Es heißt nicht umsonst „Done is better than perfect.“ Ein wichtiger Teil von Organisation ist auch das Prioritätensetzen: Welche Aufgaben sind wichtig? Welche Aufgaben betreffen meine Kernkompetenzen, welche Aufgaben kann ich delegieren?

Im besten Fall sieht das dann so aus, dass ich mich auf die wichtigen und entscheidenden Dinge, für welche ich Experte bin, konzentrieren kann und alles andere automatisiert abläuft oder delegiert wurde. 

SETTING:Was war die wichtigste Erfahrung in Sachen Organisation, die du bisher gemacht hast?

THOMAS KLUßMANN: Dass eine 80-Stunden-Woche möglich aber kein erstrebenswerter Dauerzustand ist. Es gibt diesen Punkt, an dem Arbeit sich nicht mehr wie Arbeit anfühlt, weil man das, was man tut, gern macht und gut macht, aber keinen Raum für Schlaf und Ausgleich zu lassen, ist langfristig nicht sinnvoll. Es ist aber gut zu wissen, wo die eigenen Grenzen liegen und wie viel man schaffen kann, wenn man rund um die Uhr für sein Business brennt. Immerhin führt kein Weg daran vorbei, gerade am Anfang viel Arbeit in sein Unternehmen zu stecken. Selbst wenn man auf Automatisierung setzt, müssen die entsprechenden Strukturen erst aufgebaut und optimiert werden.

SETTING: Wie hängen Organisation und Motivation zusammen?

THOMAS KLUßMANN: Durch Motivation kommt man ins Handeln, aber ohne Organisation wird viel von der Energie verschwendet. Gleichzeitig ist es möglich, auch an motivationsarmen Tagen durch Organisation und Disziplin produktiv zu sein. Wenn man sieht, dass der Plan aufgeht und das Ziel näher rückt, wird man dann auch wieder motivierter. Es geht also zur Not auch ohne Motivation, aber Motivation und Organisation ergänzen einander letztlich. Die Zielsetzung ist der Punkt, wo sie zusammenlaufen. Ziele, das große Endziel aber auch Etappenziele, sind die Schlusssteine jeder Planung. Wenn wir wirklich hinter ihnen stehen, sind wir motiviert und je höher sie gesteckt sind, desto mehr schaffen wir am Ende auch – selbst wenn wir sie nicht ganz erreichen sollten. Wir müssen diese Ziele immer wieder visualisieren, denn der Aufbau eines Unternehmens erfordert wie ein Marathon viel Ausdauer und Energie über eine lange Stecke hinweg.

Thomas Klußmann:

Der Online-Marketing-Experte Thomas Klußmann stellte bereits während seines Studiums ein Online-Business auf die Beine und betätigte sich bei vier Unternehmen, bevor er sich im letzten Studienjahr bei einem Internet-Unternehmen in Rekordzeit hocharbeitete. Derzeit ist Klußmann neben seiner Tätigkeit als Geschäftsführer von Gründer.de auch bei der von ihm mitgegründeten One Idea GmbH tätig. Gründer.de berät und unterstützt Selbstständige, KMUs und Startups auf ihrem Weg zum Erfolg. Die 2011 ins Leben gerufene Gründerberatung steht aufstrebenden Unternehmern insbesondere mit Coachings, Webinaren und Events zur Seite. Gründer und Gründungsinteressierte erhalten darüber hinaus mehrmals die Woche Infos und Input über das Gründer.de-Magazin.