Was Digitalisierung für dein Büro während COVID-19 bedeutet

Digitalisierung. Es ist eines dieser Buzzwörter in der Branche, das zunächst einschüchternd wirkt, und wenn du etwas verwirrt darüber bist, was es bedeutet, bist du nicht allein. Im Kern bezieht sich der Begriff auf die Integration digitaler Technologien in das tägliche Leben - insbesondere in die Geschäftswelt. Das Ziel ist letztendlich, die Technologie mit den Mitarbeitern, Prozessen und Arbeitsplätzen eines Unternehmens zu vereinen, um Effizienz, Zusammenarbeit und Zufriedenheit auf breiter Front zu verbessern.

Aber was ist mit dem Büro? Du wirst oft die Begriffe "digitale Transformation", "Arbeitsplatztransformation" oder sogar "intelligentes Büro" hören. Der Schwerpunkt sollte jedoch nicht allein auf der Technologie liegen. Es geht nicht nur darum, das neueste personalisierte Beleuchtungssystem oder den neuesten 3D-Drucker zu haben, den die Mitarbeiter regelmäßig nutzen können. Es ist das, was das Unternehmen mit der Technologie macht, das die digitale Transformation schafft.

Der Ausbruch von COVID-19 hat viele Normen im Bürobereich verändert, aber eine der wichtigsten Notizen, die das Virus getroffen hat, betrifft die Art und Weise, wie wir Technologie zum Arbeiten nutzen. Schon vor dem Ausbruch der globalen Gesundheitskrise dachten 92 Prozent der Unternehmensführer, dass ihr Geschäftsmodell nicht auf Dauer lebensfähig bleiben würde, wenn sie nicht weiter digitalisiert würden. Jetzt wird COVID-19 zu einem weiteren Katalysator für die Digitalisierung.

‍Mit mehr Menschen, die von zu Hause aus arbeiten als je zuvor, hat die Digitalisierung eine neue Front erreicht. Eine deutliche Erinnerung daran, dass Technologie eine wichtige Rolle dabei spielt, wie sowohl das soziale Leben als auch die Arbeit organisiert sind, bietet COVID-19 eine perfekte Gelegenheit, darüber nachzudenken, wie Technologie dich, dein Team und dein Büro unterstützen kann. Und das bedeutet sowohl innerhalb als auch außerhalb des Arbeitsbereichs.

Technologische Flexibilität für einen sicheren Arbeitsplatz

Beginnen wir damit, über die digitale Transformation im Bürobereich während der COVID-19-Periode nachzudenken. Deutschland ist berüchtigt langsam mit der Digitalisierung, mit über 58% aller Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder, die ihr Unternehmen als Nachzügler bei der digitalen Innovation einstufen. Noch nie war die Zeit perfekter für eine Digitalisierung: Sowohl aus gesundheitlicher als auch aus kollaborativer Perspektive sollte die Technologie genutzt werden, um deinen Bürobereich zu stärken.

Die meisten Arbeitgeber möchten einen erstklassigen Arbeitsplatz bieten, aber wie schaffst du einen Arbeitsplatz, der sich an neue Anforderungen und Abstandsregeln anpasst? Es beginnt auf der Ebene des Kontakts mit Gegenständen im Büro. Einige Unternehmen erkunden Gestenerkennungstechnologien, um Einzelpersonen zu helfen, Aufzüge zu steuern, ohne Tasten zu berühren; dasselbe gilt für Lösungen, die berührungslose Schlösser ermöglichen, indem sie das Smartphone eines Mitarbeiters verwenden. Was ist mit den Gemeinschaftsbereichen wie der Küche oder den Pausenräumen? Neben der Neuorganisation von Tischen und der Festlegung von Mittagszeiten in Übereinstimmung mit den Abstandsregeln könnte auch die Sprachtechnologie eine wichtige Rolle bei der Nutzung elektronischer Geräte spielen. Einige dieser Technologien sind nichts Neues - aber ihre Relevanz ist seit dem Ausbruch von COVID-19 gestiegen.

Meeting- und Veranstaltungsräume, ein Kernbestandteil der persönlichen Zusammenarbeit, müssen ebenfalls eine Transformation durchlaufen. Besprechungsräume im Büro müssen so umgerüstet werden, dass sie Videokonferenz-Apps wie Zoom und Skype vollständig integrieren; aber Büros sollten auch neuer Technologien gewahr sein, die die Zusammenarbeit fördern. Ob das bedeutet, ein auf Sprache basierendes Chat-Tool zu verwenden, das Slack integriert, oder Online-Whiteboard-Plattformen, die die Zusammenarbeit im Besprechungsraum nahtloser gestalten - dein Büro muss die richtige Form der Digitalisierung nutzen, um eine sichere und dennoch produktive Arbeitsumgebung für deine Mitarbeiter zu schaffen.

Digitalisierung an der Heimatfront

Ja WFH ist gekommen, um zu bleiben—aber nur weil mehr Ihrer Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, heißt das nicht, dass die digitale Transformation an Ihrer Bürotür endet. a mehr Menschen als je zuvor von zu Hause aus arbeiten, müssen sich deine Mitarbeiter darauf verlassen können, dass der Bürobereich flüssig und flexibel ist; sie müssen in der Lage sein, sich jederzeit und überall mit den Diensten ihres Unternehmens zu verbinden.

Die Grundlagen? Stellen sicher, dass deine Videokonferenz-, Chat-, Kalender- und E-Mail-Software auf allen Plattformen einfach zugänglich sind. Neben der Telekommunikation sind Projektmanagement-Software wie Slack, Asana und Trello, die die Teamarbeit an verschiedenen Standorten vereinfachen, ebenfalls selbstverständlich. Ebenso wie das Cloud-basierte Management, das es den Mitarbeitern ermöglicht, den Überblick über laufende Projekte zu behalten, Dokumente zu teilen und Aktualisierungen in Echtzeit vorzunehmen.

Aber Unternehmen sollten darüber nachdenken, wie sie die richtige technologische Unterstützung für das Wohlergehen von Mitarbeitern im Homeoffice bereitstellen können. Kommunikation, Management und Arbeitskultur - diese Säulen des Büroalltags wurden durch COVID-19 schwer beeinträchtigt. Die Erweiterung des Arbeitsplatzes für Gesundheit und Ressourcen in den Remote-Bereich kann durch neue Tele-Health-Technologien erfolgen, die Achtsamkeit und Stressreduktion betonen. Ebenso versuchen neue Plattformen, die interne Unternehmenskommunikation zwischen Remote- und Inhouse-Mitarbeitern zu verbessern, in Abwesenheit einer traditionellen Personalabteilung.

In Abwesenheit von persönlichem Kontakt kann Technologie eine große Rolle dabei spielen, eine Arbeitskultur zu schaffen, die einfühlsam und freundlich ist. Es liegt an dir, wie du sie nutzt, aber denk daran: Die digitale Transformation ist ein Verbündeter, kein Feind.

Wir unterstützen das Berliner Büro-Ökosystem vor, während und nach COVID-Zeiten. Wenn du auf der Suche nach einem Büroplatz bist oder Beratung zur Suche nach dem richtigen Platz benötigst, sprich mit uns.