Der 9-Schritte-Leitfaden zum Meistern der Büroetikette

Schmutziges Geschirr, vergessene Gläser oder unverschlossene Türen? Wie sieht es mit überfüllten Schreibtischen aus? Büroetikette ist für Gründer, Manager und Mitarbeiter gleichermaßen wichtig.

Es geht über die Küche hinaus: In jedem Arbeitsplatz definieren nicht nur klirrende Gläser und Geschirr die Arbeitsplatzetikette, sondern auch Lärm, Terminplanung von Meetings und sogar das Ausschalten des Lichts. Kurz gesagt: Büroetikette ist ein Mikrokosmos der größeren Büroumgebung, in der gute Manieren einen großen Unterschied machen können.

Von der Gemeinschaftsküche über gemeinsam genutzte Räume bis hin zu anderen Bereichen - hier ist ein umfassender Leitfaden, um dir zu helfen, die Büroetikette zu navigieren und eine harmonische Arbeitsumgebung zu fördern. Er wird die wichtigsten Tipps und Empfehlungen abdecken, um sicherzustellen, dass du die Büroetikette beherrschst.

1. Halte alle Bereiche sauber - und nicht nur die Küche

Zunächst einmal der rote Faden des Büros: Sauberkeit. Genau wie in der Büroküche ist Sauberkeit in allen Gemeinschaftsräumen eine Tugend. Benutzte Gläser und Geschirr auf deinem Schreibtisch liegen zu lassen, ist so, als wäre man der unordentliche Mitbewohner im Büro. Genauso ist es, wenn du dein Glas im Besprechungsraum vergisst. Akzeptiere das Konzept der Ordnung, spüle dein Geschirr ab und lege es an seinen Platz. Vergiss nicht: Ein sauberer Arbeitsplatz ist ein produktiver Arbeitsplatz.

Tipp von Setting: Erstelle einen wöchentlichen Zeitplan, der bestimmte Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben verantwortlich macht. Er sollte sich ständig ändern und dein gesamtes Team einbeziehen.

2. Mach alle Lichter aus

Mal ehrlich: Wir haben alle diesen Kollegen, der das Büro wie einen Club behandelt und die Lichter in leeren Räumen brennen lässt. Denke daran, Energiesparen ist wichtig. Bevor du einen Raum verlässt, schalte das Licht aus, wenn du der letzte bist. Wenn du der letzte im Büro bist, achte immer darauf, dass alle Lichter ausgeschaltet sind - nicht nur die Hauptlichter, sondern auch die Küchen-, Badezimmer- und Besprechungsraumlichter. Das spart nicht nur Strom, sondern  hält das Büro umweltfreundlich und fördert das Bewusstsein für ökologische Initiativen im Büro.

Tipp von Setting: Überlege auch, automatische Lichtsensoren in deinem Büro einzusetzen. Diese Sensoren können den Energieverbrauch reduzieren und deine Energiekosten senken. Das Beste daran? Sie sind auch nachhaltig.

3. Achten auf den Geräuschpegel — und nicht nur auf die Lautstärke deiner eigenen Stimme

Arbeiten in einem offenen Bürolayout bedeutet, auf den Lärmpegel zu achten, und es geht nicht nur um deine Stimme. Investiere in ein gutes Paar Noise-Cancelling-Kopfhörer, wenn du gerne deine Lieblingssongs laut aufdrehst oder lebhafte Telefongespräche führst. Deine Kollegen werden dir dankbar sein, dass du sie vor Ablenkungen bewahrst, die ihre Konzentration und Produktivität beeinträchtigen könnten. Sei auch auf andere unerwartete Geräusche wie Klopfen von Füßen oder Rasseln von Gegenständen achten, die ebenfalls die ruhige Arbeitsumgebung stören können.

Tipp von Setting: Richte dedizierte ruhige Stunden ein, in denen die Menschen die Ruhe haben, um produktiv an ihren eigenen Aufgaben zu arbeiten. Alternativ überlege, eine "ruhige Ecke" im Büro einzurichten, in die die Menschen sich zurückziehen können, um sich wirklich zu konzentrieren.

4. Seien respektvoll bei der Planung von Meetings

Es ist verlockend, Meetings zu Zeiten zu planen, die dir am besten passen - und nur dir. Es versteht sich jedoch von selbst, dass du immer auf die Kalender und Verpflichtungen deiner Kollegen achten solltest. Zufällige Buchungen von Meetings während ihrer Mittagspause oder hintereinander können ihren Arbeitsablauf stören und die Produktivität beeinträchtigen. Sende stattdessen rechtzeitig Kalendereinladungen, damit jeder sich vorbereiten und problemlos teilnehmen kann. Dieser durchdachte Ansatz bei der Planung stellt sicher, dass jeder effektiv beitragen kann und deine Meetings für alle produktiver macht.

Tipp von Setting: Mach es zur Gewohnheit, Meetings mindestens 24 Stunden im Voraus zu planen, um Last-Minute-Störungen im Arbeitsalltag deiner Kollegen zu vermeiden. Richte auch regelmäßige Meetings mit Personen ein, die du regelmäßig siehst, sei es in einer Eins-zu-Eins- oder Jour-Fixe-Form.

5. E-Mail-Versand ist auch Teil der Büroetikette

E-Mail ist die Lebensader der Bürokommunikation, aber es ist wichtig, sie sparsam zu verwenden. Hundert ungelesene E-Mails im Posteingang, von denen viele entweder völlig unnötig sind oder leicht über Slack beantwortet werden könnten, sind kein angenehmer Anblick. Vermeide es, deine Kollegen mit einer ständigen Flut von E-Mails zu bombardieren, insbesondere zu nicht dringenden Angelegenheiten. Respektiere ihre Zeit, indem du Informationen konsolidierst und dich für persönliche oder telefonische Gespräche entscheidest, wenn nötig.

Tipp von Setting: Bringe während der Einarbeitung die E-Mail-Etikette bei - das ist nicht für jeden offensichtlich! Decke Themen wie die angemessene Verwendung von Betreffzeilen, prägnante und klare Sprache und Reaktionszeiten ab. Durch klare Erwartungen von Anfang an entsteht eine Kultur effektiver E-Mail-Kommunikation, von der jeder im Büro profitiert.

6. Blockiere nicht die Konferenzräume

Das Reservieren von Konferenzräumen kann in manchen Büros ein Wettbewerbssport sein. Um einen fairen Zugang sicherzustellen, halte dich an das Reservierungssystem. Wenn dein Büro beispielsweise eine Terminplanungs-App verwendet, sorge dafür, dass du deine Slots vernünftig buchst und vermeide es, die besten Besprechungszeiten zu monopolisieren. Wenn du den Raum nicht mehr benötigst, storniere deine Reservierung sofort, um ihn für andere freizugeben. Stell dir vor, dein Kollege hat ein wichtiges Kundentreffen und braucht dringend den Konferenzraum, den du gebucht hast, aber nicht mehr benötigst.

Tipp von Setting: Wir können es nicht genug betonen: Habe einen klaren Besprechungskalender und eine Agenda auf Google Kalender oder einem äquivalenten Dienst mit aktivierten Besprechungsräumen. Mache ihn zentral und leicht zugänglich, sowie klar und einfach zu bedienen. Er sollte alle verfügbaren Besprechungsräume und deren Nutzung anzeigen.

7. Der gemeinsame Kühlschrank ist auch die Verantwortung aller

Genau wie in der Küche ist der gemeinsame Kühlschrank eine gemeinsam genutzte Ressource. Achte auf Platz und Verfallsdaten. Lasse verderbliche Lebensmittel nicht zu wissenschaftlichen Experimenten werden. Überlege, deine Lebensmittel mit Datum und Namen zu kennzeichnen, um Ordnung im Kühlschrank zu halten. Und wage es ja nicht, von deinem Kollegen übrig gebliebenen Kuchen zu naschen.

Tipp von Setting: Mach jede Woche eine Kontrolle des Kühlschranks, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Und ja, verderbliche Lebensmittel - wie die zwei Wochen alte Milch - sollten ohne Diskussion entfernt werden.

8. Mache Nachhaltigkeit zu einem Teil der Büroetikette

In einer Ära des Umweltbewusstseins ist die Übernahme umweltfreundlicher Gewohnheiten am Arbeitsplatz eine Selbstverständlichkeit. Aber was bedeutet das genau? Zum einen bedeutet das, Papier, Plastik und andere Materialien sorgfältig zu recyceln. Es bedeutet auch, Büro-weite Nachhaltigkeitsinitiativen zu fördern und, wenn möglich, dazu beizutragen, den Arbeitsplatz umweltfreundlicher zu gestalten. Erwäge die Verwendung von wiederverwendbaren Wasserflaschen und Kaffeetassen, die Reduzierung des Energieverbrauchs und die Unterstützung von Initiativen wie Fahrgemeinschaften oder dem Fahrradfahren zur Arbeit, um deinen CO2-Fußabdruck weiter zu reduzieren. Jeder kann seinen Teil dazu beitragen.

Tipp von Setting: Hab einen Nachhaltigkeitsbeauftragten, der den Fortschritt überwacht und wöchentliche Ziele und langfristige Ziele festlegt. Oder führe eine Nachhaltigkeitschallenge durch, die alle dazu inspiriert, ihren Teil beizutragen!

9. Dein unaufgeräumter Schreibtisch betrifft auch auf andere aus

Stell dir vor, du versuchst gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten, und du findest die notwendigen Dokumente nicht inmitten des Chaos deines überfüllten Schreibtisches. Ein unordentlicher Schreibtisch kann eine große Quelle der Irritation für deine Kollegen sein, da er nicht nur die Stimmung tötet, sondern auch die Zusammenarbeit erschwert. Außerdem kann übermäßiges Durcheinander auf deinem Schreibtisch deine eigene Produktivität beeinträchtigen, da es unnötige Ablenkungen und mentales Durcheinander schafft. Überlege, einen minimalistischen Ansatz für die Dekoration deines Schreibtisches zu wählen - weniger Schnickschnack und mehr funktionale Gegenstände - um eine Umgebung zu schaffen, die Fokus und Professionalität fördert. Deine Kollegen werden deine Bemühungen zu schätzen wissen, und du wirst wahrscheinlich feststellen, dass du effizienter arbeitest, wenn dein Arbeitsbereich ordentlich und gut organisiert ist.

Tipp von Setting: Mach es den Mitarbeitern leicht, ihre Schreibtische zu reinigen, indem du ihnen Reinigungsmittel und wöchentliche Erinnerungen bereitstellst. Mach es zu einer Team-Building-Übung.

Eine großartige Unternehmenskultur durch Büroetikette schaffen

Letztendlich bedeutet das Beherrschen der Büroetikette, den perfekten Raum für dich und deine Kollegen zu schaffen und zu erhalten. Es geht über die Küche hinaus und erstreckt sich auf alle Facetten des Arbeitsplatzes. Indem du diese Grundsätze der Rücksichtnahme annimmst, trägst du zu einer harmonischeren und produktiveren Arbeitsatmosphäre bei. Während du deinen täglichen Arbeitsablauf bewältigst, bedenke die Auswirkungen deiner Handlungen auf die Menschen um dich herum. Gemeinsam können wir einen Arbeitsbereich schaffen, in dem sich jeder respektiert, geschätzt und gewürdigt fühlt.

Brauchst du etwas Büroberatung? Unsere Experten stehen zur Verfügung! Egal, ob du Hilfe bei der Büroetikette oder beim Küchendesign benötigst, wir sind für dich da.